Как зарегистрироваться в ЕГАИС

По закону, все точки продажи алкогольной продукции должны быть подключены к ЕГАИС. Это же правило касается организаций, закупающих данную продукцию и хранящих её с целью сбыта. Данное правило вступило в силу в 2016 году, но некоторые организации тянули с его применением, другие же только начали работать с алкоголем и вынуждены ознакомиться с правилами такой работы. Зарегистрироваться в ЕГАИС не так сложно, но необходимо.

Кроме этого, учитываются в «ЕГАИС лес» и сделки по поставкам древесины, и другие популярные для бизнеса вещи.

Система учета

Хоть системы учета продажи алкоголя и древесины схожи в названиях и имеют общие принципы работы, для них существуют различные инструменты. Система «ЛесЕГАИС» на данный момент запущена и работает, претерпевая некие изменения и модернизации. Так, каждую единицу древесины вносят в общую базу со сбором информации о ней и штрихкодом, содержащим эти данные. При этом регистрироваться должен любой, даже мелкий сбыт.

Принцип работы с ЕГАИС

На всю алкогольную продукцию компания-производитель обязана клеить федеральные марки, а поставщик – марки акцизные. Итоговый штрихкод бутылки содержит:

• наименование продукции;
• информацию о производителе;
• данные лицензии;
• -дату розлива и иные характерные особенности.

При принятии товара ответственный на точке продажи обрабатывает накладные на продукцию через систему ЕГАИС и может:

• принять товар;
• отклонить поставку;
• оформить акт расхождений.

Для данной работы на точке устанавливается рабочее место, то есть компьютер с прикладным ПО – универсальным транспортным модулем, подключенный к интернету. Дополнительно необходим криптоключ JaCarta и квалифицированная электронная подпись. Данные в ЕГАИС вносятся либо товароведом вручную, либо посредством сканирования 2D кода.

При продаже кассир отбивает товар через сканер штрихкода, а информация о продаже автоматически поступает на сервер ФС РАР, после проверки генерируется QR-код, печатающийся на чеке. Это позволяет не только контролировать продажу алкогольных напитков, но и проверить его подлинность. Для этого покупатель просто сканирует код через смартфон и получает всю необходимую информацию.

Похожая система, но с другим документооборотом, существует и для учета древесины.

Подключение

Для работы в ЕГАИС будет необходимо:

1. оборудовать точки рабочими местами с компьютером, подключенным к интернету, и иным оборудованием;
2. приобрести JaCarta (это шифрованный аппаратный ключ для хранения ЭЦП);
3. приобрести ЭЦП для работы в сервисе;
4. зарегистрироваться в ЕГАИС с использованием ЭЦП;
5. скачать транспортный модуль и установить его на точки приема и сбыта товара;
6. приобрести или настроить товароучетную систему для взаимодействия с ЕГАИС.

Это общий принцип того, как регистрируется и начинает работать организация в данной системе.

Для регистрации на портале необходимо:

• Зайти на сайт egais.ru, где нажать «Войти в личный кабинет». Система предложит уточнить, все ли необходимые компоненты есть.

• Нажать «Ознакомиться с условиями и проверить их выполнение». Если проверка прошла успешна, следующим шагом будет возвращение в ЛК.

• Вводится ПИН, выбирается сертификат из подключенных.

• Поступит предложение сформировать ключ. Это нужно сделать.

• Следующий шаг – установка УТМ. Дистрибутивы система предложит сама.

Особенности работы системы

Так как система работает сообща с ФС РАР, при продаже товара возникает вопрос о том, что делать, если торговая точка потеряла соединение с интернетом. Розница осуществляется в таких случаях по обычному принципу, передача данных возможна в оффлайн-режиме. При этом система хранит сведения о продажах до трех дней, соответственно, за этот срок соединение необходимо вернуть.

В целом лучше иметь устойчивое интернет-соединение, так как прием товара с отсутствием Сети будет невозможен.

Система обезопасит покупателей от некачественной продукции, штрихкоды на которой отсутствуют. Из-за этого мелкие точки продажи вынуждены распрощаться с недобросовестными поставщиками.

Затраты на ведение учета значительны, если не производилось подготовка и организация не имела рабочего места кладовщика. Если же необходим только электронный ключ, издержки не так высоки.

Риски при неподключении к системе

Все организации, занимающиеся сбытом алкогольной продукции, даже если это просто пиво, должны использовать для учета ЕГАИС. По закону, с 2016 года за неиспользование системы налагается штраф на организацию до 200 тысяч рублей и на руководителя организации лично до 15 тысяч рублей. Это небольшой штраф для крупных компаний, но значительный для ИП.

В целом подключение к ЕГАИС несложная задача для IT-специалистов и опытных пользователей компьютера. Своевременный переход на эту систему спасет организацию от штрафов и ликвидации.